Kæru Píratar,
Grasrótarstarf Pírata unnið í sjálfboðaliðastarfi og nú þurfa Píratar nú á ómetanlegum kröftum sjálfboðaliða sinna að halda fyrir aðalfundinn. Þann 29. september verður aðalfundur Pírata haldinn á Hótel Selfossi.
Sjálfboðaliðar eru beðnir að hafa samband með því að senda póst á netfangið framkvaemdastjori@piratar.is
Aðalfundur hefst formlega klukkan 10 á laugardagsmorgni en húsið opnar hálftíma fyrr og verður þá boðið upp á léttan morgunverð. Dagskrárlok eru áætluð kl. 17.45.
Til þess að aðalfundur gangi sem best fyrir sig þá þurfum við á nokkrum sjálfboðaliðum að halda. Reynt verður að koma til móts við óskir sjálfboðaliða um viðveru og teymin sem þau vilja vera í. Þann fyrirvara verður þó að hafa á að tímasetningar og hlutverk gætu breyst. Afar gefandi og lærdómsríkt er að vera sjálfboðaliði á aðalfundi og taka virkan þátt í að hann takist sem allra best.
Teymin sem þarf að manna eru eftirfarandi:
Skráningar- og móttökuteymi:
Hlutverk teymis er að aðstoða við skráningu á fundinn, taka á móti þátttakendum á sjálfum fundinum, skrá fundargesti inn og út, og afhenda þeim fundargögn.
PR/samskipti:
Óskað er eftir aðstoð við myndatöku, við samskipti við streymisteymið – meðal annars við textun af fundi, umsjón og uppfærslu á samfélagsmiðlun á meðan fundi stendur og vera tengiliður við fjölmiðla á meðan á fundi stendur.
Veitingar:
Sjá um uppsetningu og frágang í morgunmat, hádegismat og kaffihléi.
Aðstoðarfólk í sal:
Fylgist með gestum í sal þegar fundargestum er gefið orðið og færir þeim hljóðnema, fylgist með að fundargestir séu allir með viðeigandi gögn og er fundarstjóra innan handar. Aðstoðar einnig skipuleggjendur við uppsetningu í sal fyrir fundinn, raða stólum og borðum.
Tækniteymi:
Tækniteymi er tæknistjóra innan handan varðandi streymi og upptöku á fundi. Einnig við uppsetning á búnaði og við að taka hann niður.
Kosningateymi:
Kosningateymi er til staðar fyrir þá sem þurfa aðstoð við að greiða atkvæði á x.piratar.is vegna kosninga í framkvæmdaráð, trúnaðarráð og úrskurðarnefnd og verður kosningastjóra og keyrslumann atkvæða til aðstoðar. Þeir sem bjóða sig fram í ráð og nefndir geta ekki boðið krafta sína fram í þessu teymi.
Skipulagsteymi aðalfundar, sem samanstendur bæði af sjálfboðaliðum og starfsfólki, heldur utan um samræmingu á störfum sjálfboðaliða bæði fyrir aðalfund og á meðan á honum stendur.
Skipulagsfundur sjálfboðaliða
Mánudaginn 24. september kl. 18.00 verður fundur í Tortuga, Síðumúla 23, Reykjavík þar munu sjálfboðaliðar sem ætla að vinna á aðalfundinum hittast og fara yfir stöðu mála og undirbúa sig. Farið verður betur yfir verkefnaröðun og hlutverk hvers og eins. Fjarfundabúnaður verður í boði fyrir þá sem komast ekki, til dæmis vegna búsetu, en við hvetjum eindregið alla sem eiga heimangengt að mæta og hittast.
Við erum afar þakklát hverjum þeim sem getur boðið fram krafta sína.
Áhugasamir sjálfboðaliðar sem og þeir sem hafa frekari spurningar um þetta fyrirkomulag eru hvattir til að hafa samband við aðalfundarteymið með því að senda póst til framkvaemdastjori@piratar.is
YARR!
